Oft hören wir von unseren Kunden die Frage: Wie können wir eine einheitliche Unternehmenssprache entwickeln? – Ja, wie eigentlich? Ein paar Excellisten mit erwünschten bzw. unerwünschten Wörtern (deren Existenz ohnehin der halben Firma unbekannt ist) genügen normalerweise nicht, um Kunden und Mitarbeitende von Ihrer Markenpower zu überzeugen. Eine einheitliche, aktuelle Corporate Language ist hingegen tatsächlich ein Game-Changer auf dem Markt!

Hier erhalten Sie Schritt-für-Schritt-Tipps frisch aus dem Know-how unserer Sprachprofis.

Was versteht man unter einheitlicher Firmensprache?

Firmensprache oder Corporate Language bezeichnet Begriffe bzw. den Ausdrucksstil Ihres Unternehmens in der Kommunikation. Ziel der Corporate Language ist es, durch ansprechende und einheitliche Firmensprache, die Begeisterung für Ihre Produkte oder Services zu wecken – und so letztendlich Kunden zum Kauf oder zur Nutzung Ihrer Angebote zu animieren.

Warum braucht es eine einheitliche Unternehmenssprache?

Wenn Sie Ihre Firmensprache vereinheitlichen, stärken Sie das Vertrauen in Ihre Marke. Die Leser/Empfänger nehmen Ihre Brand-Identität durch den Kommunikationsstil (teils unbewusst) wahr und bauen dadurch eine Bindung zu Ihrer Marke auf. Doch nicht nur extern wirken Ihre Botschaften, – auch intern intensivieren Sie damit die Bindung ans Unternehmen.

Ganz abgesehen davon, lohnt sich die Entwicklung einer Corporate Language aber auch rein finanziell für Sie. Denn wenn Sie einmal fixe Begriffe, Sätze, Textformalien usw. festgelegt haben, reduzieren Sie damit deutlich die Zeiten für Texterstellung im Deutschen wie in den anderen Sprachen. Wenn Sie Ihren Sprachdienstleister involvieren und dieser über Ihre Terminologie genau Bescheid weiss, so fallen praktisch keine Überarbeitungsaufwände im Anschluss an Übersetzungen oder Lektorate an. Sie sparen Zeit und Ressourcen.

Eine dokumentierte, einheitliche Unternehmenssprache bietet zudem den Vorteil, dass neue Mitarbeitende sich leicht selbstständig einlesen und die Firmensprache dann sofort anwenden können – wieder Zeit gespart!

Unternehmenssprache entwickeln Frau mit Buch

Wie entwickelt ein Unternehmen seine Corporate Language?

Gehen Sie am besten einen Schritt nach dem anderen.

Klären Sie zunächst in einer Arbeitsgruppe: Welche Markenwerte oder Unternehmenswerte möchten wir vermitteln? Wie unterscheiden wir uns von Mitbewerbern? Gibt es unterschiedliche Formalitätsstufen für verschiedene Texte oder Textsorten? Soll die Corporate Language am Ende auch übersetzt werden (wobei die Übertragung in andere Sprachen hier immer mehr ist als eine reine Übersetzung von Worten, da für Unternehmenssprache kulturelle Umstände in Betracht gezogen werden – man nennt das auch Lokalisierung).

Danach stellen Sie wichtige Dokumente zusammen. Ihre Corporate Language enthält idealerweise

  • Vorlagen und Musterdokumente (z. B. Formales: wo steht das Logo, schreiben wir das Datum mit oder ohne Fugennull, konkrete Formulierungsvorschläge für Briefe …)
  • Glossar mit Ampelsystem (halten Sie erwünschte bzw. unerwünschte Begriffe in rot, gelb und grün fest)
  • Sprachleitfaden mit Rechtschreibung (bei mehreren Schreibweisen, z. B. Know-how/Knowhow oder potenziell/potenziell?), Zeichensetzung, Sprachvarianten, Ton und Stil, Slogans, Claims, Lieblingswörtern

Alle Unterlagen, die die Unternehmenssprache und -identität betreffen, sollten für alle Mitarbeitende einfach einzusehen und zu benutzen sein. Es ist wichtig, dass all Ihre Teammitglieder – nicht nur die Texter/-innen und Kundenbetreuer/-innen – informiert bleiben und wissen, wo die Listen und Vorlagen liegen.

Welche Anforderungen muss eine gute Corporate Language erfüllen?

Viele unserer Kunden erzählen uns, was bei Ihnen im Bereich Corporate Language nicht so ganz klappt – und fragen uns um Rat. Ein häufiges Problem ist beispielsweise, wenn Abteilungen ungenügend kommunizieren, sodass sich unterschiedliche Begriffe für Produkte und Leistungen etablieren. Dies wird einerseits zum Imageproblem, kostet aber auch schlicht und einfach Zeit, Nerven sowie Ressourcen, wenn so eine Uneinheitlichkeit intern ausgebügelt werden muss.

Essenziell sind vier Anforderungen:

  • In sämtlichen Texten herrscht sprachliche Einheitlichkeit bzw. ein roter Faden.
  • Alle Mitarbeitenden inklusive Geschäftsleitung machen aktiv und engagiert mit.
  • Vorlagen und Regeln können schnell und unkompliziert gefunden werden.
  • Ihre Firmensprache lebt und entwickelt sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen.

Wie unterstütze ich, dass meine Unternehmenssprache konsequent angewandt wird?

Zwei Dinge vorweg: Sprache lebt! Corporate Language ist nicht statisch, in dem Sinne, dass man sie einmal beschliesst und dann nie wieder anfasst. Inputs, Erweiterungen, Anpassungen – die auch gerne von Mitarbeitenden aus dem aktiven Arbeitsalltag kommen dürfen sollten – sind immer wieder nötig. Auch können Sie klein anfangen und Ihre Listen nach und nach befüllen.

Wie motivieren Sie nun Ihr Team, die Corporate Language anzuwenden?

Laden Sie zu einem Corporate-Language-Training ein. Das fördert die Identifikation mit dem Unternehmen und stärkt den Team-Spirit. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in die laufende Update-Arbeit mit ein. Die Akzeptanz ist viel höher, wenn das eigene Feedback begrüsst wird. Es zeigt allen, wie wichtig sie für das Erreichen der Unternehmensziele sind. Eine Änderung der Unternehmenssprache wird häufig als Eingriff empfunden. Wenn Sie Mitarbeitende ernst nehmen, unterstützen Sie den Change-Management-Prozess. Sorgen Sie dafür, dass alle Listen und Vorlagen unkompliziert einzusehen und up to date gehalten werden können. Dies gelingt grundsätzlich mit einer sauberen, logischen Ordnerstruktur, mit der die Mitarbeitenden vertraut gemacht wurden.

Wenn Sie es sich mit der Koordination Ihrer Vorlagen, Listen und Regeln noch einfacher machen möchten, setzen Sie am besten auf ein Software-Tool für die Organisation und die Anwendung Ihrer Corporate Language. Mehr dazu im folgenden Punkt!

Wie verwalte ich einheitliche Corporate Language?

Vielleicht möchten Sie sich ja den Diction-Terminologiemanager einmal ansehen? Stellen Sie sich vor, Sie schreiben einen Text – und (un-)erwünschte Begriffe werden direkt im Dokument per Ampel-System farbig markiert. Dies ist nur ein Beispiel, wie unser Tool Ihren Alltag erleichtern kann.

  • Festlegen, Nachschlagen, Prüfen von Terminologie
  • Ablage von Sprachrichtlinien, Styleguides, Templates
  • Prüfen der Terminologie, z. B. direkt in Word
  • Finden von Begriffen, auch nach Themen geordnet, in der Suchleiste
  • Einfache Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg
  • Direktes Einbeziehen des externen Sprachdienstleister
Übersetzung Bildungswesen Terminologiemanagement

Das Tool bietet also ein Corporate-Language-Management, das die gesamte Supply-Chain nahtlos einbezieht – von der internen Autorin bis hin zum externen Übersetzer. Dazu ist es intuitiv und kinderleicht zu bedienen.

Beziehen Sie Ihren Sprachdienstleister mit ein

Es stimmt natürlich – Firmensprache entwickeln, Firmensprache vereinheitlichen, das bedeutet viel Arbeit. Doch wenn alle mitziehen, kommen Sie auf jeden Fall in den Genuss der Vorteile: hohes Vertrauen in Ihre Marke, einheitliche Botschaften, starke Mitarbeiter- und Kundenbindung, kurze Durchlaufzeiten, weniger Supportanfragen usw.

Und vergessen Sie nicht: «Alle ziehen mit» – das betrifft auch Ihre Dienstleister. Denken Sie also daran, die Sprachprofis Ihres Vertrauens direkt mit ins Boot zu holen: Lassen Sie Ihre Übersetzer/-in wissen, wer Ihre Zielgruppe ist. Kommunizieren Sie auch immer Ihre sprachlichen Regeln und liefern Sie Ihren Sprachleitfaden mit! Am besten erstellen Sie eigene Styleguides für jede einzelne Sprache in Ihren Märkten. Auch Referenzmaterial ist sehr hilfreich – liefern Sie es am besten wann immer möglich mit, wenn Sie Ihre Aufträge senden.

Damit Sprache lebendig bleibt, muss sie sich immer weiterentwickeln. Corporate Language ist ein kontinuierlicher Prozess, aber es lohnt sich, diesen Prozess in ein strukturiertes Gerüst zu packen.

Wenn Sie Ihre Unternehmenssprache entwickeln möchten und Unterstützung benötigen, melden Sie sich jederzeit bei uns.

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