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DTP

Terminologie

Euer Glossar für Mensch und Maschine

Eure Markensprache weckt Emotionen und schafft Vertrauen bei den Zielgruppen – dank einer klar definierten Corporate Language. Wenn ihr eure Terminologie aktuell haltet und in ein effektiv nutzbares Format bringt, freut sich sowohl die menschliche als auch die künstliche Intelligenz. In all euren Sprachen.

Was ist Terminologie, und wie nutzt man sie am besten?

Terminologie ist die Gesamtheit des Firmenwortschatzes, also branchentypische Fachbegriffe, Produktnamen, Firmennamen, Markennamen, Bereiche, Abteilungen, Jobtitel, CTAs und vieles mehr. Idealerweise sammelt man all diese Begriffe in einem gut strukturierten Glossar. Dieses Glossar sollte für alle schreibenden Personen im Unternehmen leicht einsehbar und unkompliziert nutzbar sein. Verwaltet und geändert werden sollte es jedoch nur von einer oder ein paar ausgewählten verantwortlichen Personen.

Warum ist ein Glossar mit Unternehmensterminologie wichtig?

Viele unserer Kundinnen und Kunden erzählen uns, dass Produkte, Services oder Vorgänge in verschiedenen Abteilungen uneinheitlich benannt oder geschrieben werden. Dies führt zu Verwirrung und auch zu viel unnötiger Mehrarbeit. Fehlende Einheitlichkeit in der Terminologie ist also nicht nur ein Problem des Marken-Images nach aussen hin, sondern tatsächlich auch eine sehr reelle Aufwands- und Kostenfrage.

Genau deshalb unterstützen wir euch bei Diction auch mit unserem Aktionsplan «Plan. Create. Automate»: In der «Plan»-Phase identifizieren, bereinigen, strukturieren und entwickeln wir mit euch gemeinsam eure Sprachdaten, damit diese dann in jeder Kommunikationssituation für euch effektiv performen. Nicht nur bei Übersetzungen oder Lektoraten, die ihr extern gebt, sondern vor allem auch intern bei euch über alle Abteilungen und Teams hinweg.

Woher bekommt man Terminologie, wie sammelt man sie?

Grob gesagt gibt es normalerweise zwei Möglichkeiten, ein Firmenglossar zu erstellen.

Sammlung: Entweder man sammelt ganz organisch und über einen längeren Zeitraum hinweg immer wieder Begriffe, die einem gerade über den Schreibtisch laufen. Dann entsteht nach und nach eine Glossarliste. Das kann sehr gut funktionieren, wenn man das Glossar diszipliniert führt und auch immer wieder aktualisiert. Meist geschieht dies jedoch nicht, oder es sind zu viele Personen an der Verwaltung der Liste beteiligt, die vielleicht auch nie die Chance hatten, sich auf Grundregeln zu einigen. Vielfach lässt der stressige Arbeitsalltag solche Absprachen gar nicht zu.
Oft bitten uns daher Unternehmen, die auf diese Art ihren Firmenwortschatz angelegt haben, das Glossar um weitere Sprachen zu ergänzen oder auch einfach einmal gründlich zu korrigieren und aufzuräumen.

Extraktion: Die andere Möglichkeit ist, dass bisher noch gar keine Terminologie gesammelt wurde oder diese so out of date oder chaotisch ist, dass man wenig damit anfangen kann. In diesem Fall bietet es sich an, Terminologie in einer umfassenden Aktion aus bestehenden Dokumenten oder aus der Website zu extrahieren. Am besten gleich in allen Sprachen, die für das Unternehmen wichtig sind. Zentral ist, dass das so entstehende Glossar von Anfang an klar und effizient angelegt wird. Meist benutzt man dazu ein Excel-Dokument. Es sollten Quellen, Kontext- und Verwendungshinweise sowie Statusangaben (erwünscht, verboten …) ergänzt werden.
Wir durften bereits für viele unserer Kundinnen und Kunden ein solches Glossar anlegen – und die meisten erzählen uns, sie hätten vorher gar keine Ahnung gehabt, was ihnen da bisher entgangen sei. So ein umfassendes Glossar mit täglich genutzter, relevanter Firmenterminologie, auf das sich alle Teams und Abteilungen stützen können, ist ein echter Game-Changer.

Expertin

Wort und Spiele – Wie bekomme ich denn nun mein Glossar?

Ganz einfach, melde dich bei uns! Ganz egal, ob ihr bereits eine Wortschatzsammlung habt, mit der ihr aber (warum auch immer) nicht zufrieden seid, oder ob ihr euer Glossar mit anderen Sprachen ergänzen möchtet – oder ob wir euch von null auf hundert bringen sollen mit einem eigens für euer Unternehmen erstellten mehrsprachigen Glossar. Martina Fürlinger, Head of Language Consulting, berät dich jederzeit unverbindlich. Hey, und mit dem neuen Glossar kann die Sales-Abteilung dann nicht mehr sagen, sie hätte von nichts gewusst.

beratung@diction.ch
+41 81 750 53 33

Wie nutzt man die Firmenterminologie für AI-Prompts und LLMs?

AI und LLMs sind in einer Hinsicht genau wie menschliche Schreibende: Wenn es keine firmenspezifische Terminologie und keine Schreibregeln gibt, formulieren sie generisch. Eure Texterin macht sich schlau, bevor sie die Broschüre schreibt, die AI geht ebenso vor. Je besser ihr Terminologie integriert und trainiert, desto treffsicherer, markentreuer und effizienter schreibt oder übersetzt sie.

Was ist also wichtig, wenn ihr AI für eure Texte oder Übersetzungen nutzt?

  • Erstelle ein Glossar mit allen wichtigen Fachbegriffen, Eigennamen, Produktnamen sowie mit allgemeiner Terminologie in der gewünschten Schreibweise eures Unternehmens. Auch wenn es banal scheint, die KI muss wissen, ob ihr «Kundenparkplatz» oder «Kunden-Parkplatz» schreibt.
  • Erstelle einen Styleguide und/oder einen Tone of Voice, in dem alle Schreibformate, alle akzeptierten Abkürzungen und Formate eindeutig hinterlegt sind. Wenn ihr das Datum immer mit Fugennull (09.10.) statt ohne (9.10.) schreibt, solltet ihr die KI auch mit dieser Info versorgen.
  • Denkt bei den Glossaren und Schreibregeln daran, dass ihr diese für alle eure Kommunikationssprachen benötigt, nicht nur in der Hauptsprache.
  • Versorge die KI mit Beispielen und Vorlagen, sodass du dann als Prompt «Schreibe im gleichen Stil wie in unserem Newsletter» mitgeben kannst.


Du siehst, Terminologie, Glossare, fest verankerte Schreibweisen und Formate werden im Zeitalter von AI nicht weniger wichtig, sondern eher noch relevanter. Wenn ihr euren Unternehmenswortschatz, euer Corporate Wording sauber festhaltet und diese Language-Assets immer aktuell haltet, können AI und LLMs sehr viel mehr für euch leisten.

Gibt es Tools fürs Terminologie-Management?

Ja, die gibt es. Mit einem guten Terminologie-Tool erstellt, verwaltet und nutzt ihr euren Firmenwortschatz und eure Corporate Language sicher und unkompliziert. Denn wie mühsam ist es sonst oft, ein Dokument zu erstellen und dabei immer wieder zu überlegen, ob eine Formulierung so gewünscht ist oder nicht? Alle (Schreibenden) im Unternehmen sollten also auf das Programm Zugriff haben. Ideal ist es zudem, wenn auch verbotene Begriffe sowie Verwendungshinweise im Tool hinterlegt werden können.

Und das Diction-Terminologie-Tool? Das kann sogar noch viel mehr – viele unsere Kundinnen und Kunden schwören bereits darauf. Stell dir vor, du bearbeitest ein Dokument – und ganz automatisch werden dir in einem Ampelsystem Begriffe farbig markiert, die in eurer Corporate Language entweder erwünscht, akzeptiert oder nicht zugelassen sind? Und im Falle einer gelben oder roten Markierung erhältst du auch noch geeignete Alternativen. So einfach könntest du künftig in deinem Unternehmen über alle Abteilungen hinweg sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden, auch «kommunikative Laien», eure Firma nach aussen hin mit einer einzigen einheitlichen Stimme sprechen lassen. So setzt ihr euer Image optimal in Szene, hebt euch gegenüber Mitbewerbern ganz klar ab und sorgt intern auch dafür, dass viele Tasks schneller und einfacher vonstattengehen. Das Ziel eures Corporate-Language-Managements ist es, das Unternehmen mit einer Stimme sprechen zu lassen. Zusätzlich zum Image geht es aber auch konkret um Kosten und Aufwände, die ihr mit einem guten Terminologie-Management signifikant reduzieren könnt.

Lass dir doch unser Tool unverbindlich vorführen. Es ist kinderleicht zu bedienen und gestaltet das Corporate-Language-Management integrativ und vollumfassend.