Styleguide

Stilsicher schreiben mit dem Styleguide

Kreativ drauflosschreiben ist super, aber ein roter (Stil-)Faden sollte sich doch durch die gesamte Unternehmenskommunikation ziehen. Das freut das Lesepublikum wie auch die Chefin. Und sogar die KI! Also: Wie schreibt ihr Datumsformate, Uhrzeiten, Währungen, wie gendert ihr, wen duzt ihr? Im Styleguide findet sich die Antwort.

Ein Styleguide – Was ist das, und was steht drin?

Hier vermerken wir Schreibregeln, die wichtiger Bestandteil einer konsistenten Corporate Language sind. Und diese wiederum stellt einen Grundpfeiler der Corporate Identity dar. Viele Unternehmen nennen den Styleguide auch Sprachleitfaden, CI-Manual, Brand-Guidelines oder ähnlich. Oft ist es ein kombiniertes Dokument, in dem auch das Corporate Design und der Tone of Voice festgehalten werden. Auf jeden Fall wird Sprache damit bewusst gepflegt, anstatt sich zufällig zu entwickeln.

Wir durften bereits vielen Unternehmen beim Aufbau ihrer Sprach-Assets und damit auch bei der Erstellung eines Styleguides helfen. Das heisst: Wir legen gemeinsam die gewünschten Regeln fest und bringen sie in ein standardisiertes, gut lesbares Format, damit sie von Mensch und Maschine verstanden und umgesetzt werden können.

Maschine? Sind Schreibregeln auch von Nutzen, wenn KI im Einsatz ist? Natürlich! Wer mit KI, mit LLMs oder mit irgendeiner Art automatisierender Tools arbeitet, profitiert von einheitlichen und gut dokumentierten Schreibregeln – die das Programm als Training und Basis nutzen kann.

Aber der Reihe nach: Warum braucht es Schreibregeln und damit einen Styleguide?

Kurz gesagt: für das Markenimage, die Einheitlichkeit und die Prozesseffizienz. Oft konnten sich unsere Kundinnen und Kunden zunächst gar nicht vorstellen, wie ihnen ein Styleguide wirklich den Arbeitsalltag erleichtern würde. Und als sie das fertige Dokument dann in all ihren Abteilungen zirkulieren liessen, waren sie ekstatisch: Endlich ziehen alle an einem Strang, endlich kein Mehraufwand mehr.

Ganz konkret hören wir von Unternehmen immer wieder folgende positive Effekte der Styleguide-Nutzung:

Einheitliches Markenbild: Die Sprache ist Teil der Marke. Einheitliche Schreibweisen machen eine Marke wiedererkennbar und vertrauenswürdig. Uneinheitliche Kommunikation (mal «CHF», mal «Franken») kann verwirren und sogar die Lesbarkeit erschweren. Einheitlichkeit signalisiert Stabilität und Identität.
Orientierung für alle Mitarbeitenden: Klare Regeln sparen Zeit und Diskussionen: Niemand muss ständig überlegen, ob das Datum ausgeschrieben wird, ob gegendert werden soll usw. Auch neue Mitarbeitende finden sich schnell zurecht und kommunizieren sofort im Unternehmensstil.
Effiziente Content-Produktion: Kommunikationsabteilungen müssen weniger nachbessern. Wenn alle nach denselben Regeln schreiben, lassen sich Texte leichter wiederverwenden, automatisiert prüfen oder übersetzen. Das gilt auch für die effektive Nutzung von KI-Tools und Content-Management-Plattformen.
Kohärenz über alle Kanäle: Ob Website, Social Media, Newsletter, Print oder Kundenservice: Konsistente Sprache schafft Vertrauen. Die Leserschaft merkt, wenn die Stimme des Unternehmens aus einem Guss ist.

Euer Styleguide ist also das solide sprachliche Fundament, auf dem eure gesamte Kommunikationsweise steht. Braucht es auch für eine gute Übersetzung feste Sprachregeln? Natürlich! Wenn ihr Texte extern übersetzen, korrigieren oder auch schreiben lasst, ist ein Styleguide die einfachste und effektivste Art und Weise, eure Regeln den bearbeitenden Personen mitzuteilen.

Ist firmenspezifische Terminologie auch für AI-Nutzung wichtig?

Absolut! Gerade im Zeitalter von KI sind Language-Assets wie Styleguide oder Glossar unverzichtbarer denn je geworden – für einen massgeschneiderten firmenspezifischen KI-Output. KI und LLMs (Large Language Models) sind heute in der Lage, strukturierte und auch unstrukturierte Daten zu interpretieren. Doch wenn diese Daten nicht klar der Unternehmenssprache und -tonalität entsprechen, wenn die Prompts oder der Trainingskontext nicht einheitlich sind, erkennt die Maschine in den Formaten und Schreibweisen auch kein wiederkehrendes Muster. Also: Gerade wer mit AI schreibt, übersetzt oder korrigiert, braucht einheitliche Language-Assets, also zum Beispiel einen Styleguide!

Daher unterstützen wir bei Diction euch ja auch mit unserem bekannten Drei-Phasen-Konzept «Plan. Create. Automate». Das Erstellen, Verwalten und Einsetzen eurer Sprach-Assets und Schreibregeln ist wie ein sich selbst befeuernder Kreislauf. Wenn gut «geplant» wird, «kreiert» man viel besser, und dann wird auch das «Automatisieren» zum Kinderspiel. Durch die Automation hat man dann wiederum alle wichtigen Sprachdaten für die Zukunft parat und «geplant». Viele unserer Kundinnen und Kunden geben uns das Feedback, sie hätten vorher im stressigen Alltag nie darüber nachgedacht, schwören aber inzwischen auf unsere Methode. Das freut uns natürlich.

Expertin

Wie viel Style braucht mein Stil?

Ein roter Faden, der sich durch eure Kommunikation zieht, ist wichtig. Besprechen wir die ideale Lösung für eure Schreibweisen und Formate doch gemeinsam. Auch, wenn ihr noch gar keine Sprachregeln habt. Martina Fürlinger, Head of Language Consulting, ist gerne für dich da. Melde dich ganz unverbindlich!

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