Was gibt es bei der Übersetzung eines Geschäftsberichts zu beachten?

Oft hören wir von Kundinnen und Kunden: Der Jahresbericht ist ein organisatorischer Alptraum. Wer macht was, wann, wie und bis zu welcher Deadline? Meist gibt es so viele Challenges, dass die Einhaltung eines sprachlichen roten Fadens erst einmal nicht das drängendste Problem ist. Verständlich!

Aber: Meist sind so viele Personen am Bericht beteiligt, dass es gar nicht einfach ist, durchgehend eine einheitliche Sprache aufrechtzuerhalten. Dabei freut sich das Lesepublikum, wenn Fakten, Zahlen, Geschichten und gute Taten wie aus einem Guss präsentiert werden. Deshalb helfen ein Plan und klare, gut nutzbare Sprach-Assets.

Wie stellt man also sicher, dass der gesamte Prozess inklusive mehrsprachiger Bearbeitung schnell, effektiv und qualitativ hochwertig abläuft?

Hier einige Tipps:

• Frühzeitige Planung: Plane Übersetzung und Lektorat als festen Bestandteil des Reporting-Zeitplans ein, um Engpässe kurz vor der Publizierung zu vermeiden. Und keine Sorge: Ein guter Sprachdienstleister verfügt über Tools und Workflows, die sich direkt mit euren verzahnen, sodass dieser Schritt zügig verläuft.
• Klares Briefing: Vor der Übersetzung bzw. dem Lektorat muss das Vorgehen geklärt werden. Oft sollen Grafiken, Tabellen oder Key-Figures zum Beispiel nicht korrigiert werden. Oder im einleitenden Brief mit direkter Ansprache soll gegendert werden, im Rest des Berichts nicht. All dies vereinbart man am besten im Briefing.
• Terminologie- und Brandmanagement: Terminologie, Tone of Voice, regulatorische Vorgaben – idealerweise steht alles im zentralen Glossar und im Styleguide, intern und extern nutzbar. Euer Bericht liest sich einfach viel flüssiger, wenn nicht jedes Kapitel völlig anders klingt. Nutzt eure Regeln und Begriffe bereits beim Schreiben und macht sie auch eurer Übersetzerin und eurem Lektor zugänglich.
• Einheitlichkeit durch Lektorat: Auch wenn ihr intern dann ein super Glossar habt und eure Schreibregeln beachtet – es wird immer Diskrepanzen geben. Nicht alles ist hinterlegt, und Autorin Müller schreibt daher einen Begriff vielleicht anders als Autor Meier. Oder ihr habt Bindestrichregeln festgelegt, aber ein Team nimmt es aufgrund der Hektik nicht so genau. Genau solche Dinge prüfen wir im Lektorat für euch.
• DTP, Mikrotypografie, Layoutcheck: In den übersetzten Versionen läuft das DTP inklusive Mikrotypografie zum Beispiel effektiver, wenn sich ein muttersprachlicher Profi darum kümmert, der korrekte Trennungen kennt oder weiss, wie man den Absatz leicht kürzt, ohne den Inhalt zu verfälschen. Oder wir machen einfach den finalen Layoutcheck für euch.

Du siehst schon: vorher planen, planen, planen – egal, ob es um die generelle Timeline geht oder um das Festlegen einer Corporate Language. Wir wissen, das braucht erst einmal ein wenig zeitliche Investition, lohnt sich aber längerfristig immens.

Eine andere Frage, die wir heutzutage oft hören:

Ein bisschen vielleicht, aber eher nicht. Obwohl AI uns heute vieles abnimmt – der Geschäftsbericht gehört zu den Publikationen, die wirklich überzeugen müssen und bei denen einiges schiefgehen kann.

Was geht: Beim Schreiben nimmt AI die «Angst vor dem leeren Blatt». Sie liefert Ideen und kann mit guten Prompts das Gerüst eines Kapitels vorstrukturieren, auch schon erste Formulierungsvorschläge geben. Falls eure AI trainierbar ist oder Referenzen und Vorlagen berücksichtigt, wird sie auch Corporate Language einsetzen und versuchen, eure Tonalität zu imitieren.

Was nicht geht bzw. nicht ratsam ist: Dass die AI einfach dein ganzes Kapitel oder sogar den Bericht komplett von vorne bis hinten generiert – dafür sind eure Themen zu wichtig und zu sensibel.

Die Compliance-Abteilung wird nicht happy sein, wenn Unternehmensdaten einfach so in ein nicht gesichertes KI-Modell geladen werden. Viele Auftraggebende erzählen uns, dass selbst die (als recht sicher angesehenen) Bezahlversionen der bekannten LLMs ein No-Go sind, weil ihre Informationen den Schweizer Datenraum nicht verlassen dürfen. Oder auch, weil die Provider keine hundertprozentig zufriedenstellenden Garantien geben konnten, was genau mit den Daten passiert.

Selbst für eine unschuldige Vorstrukturierung oder Ideensammlung per Bot solltest du die Prompts also definitiv anonymisieren und von allen Erkennungsmerkmalen bereinigen (ausser, du bist dir ganz sicher, dass alles niet- und nagelfest ist in Bezug auf Datensicherheit – wie bei unserer Diction-AI).

Du siehst: Ein professionelles Lektorat beim Geschäftsbericht ist weit mehr als nur eine Rechtschreibprüfung – aber auch diese ist zentral. Denn beim Heiligen Gral der wichtigen Publikationen können schon kleine sprachliche oder formale Fehler den Eindruck von Nachlässigkeit erwecken oder eure Glaubwürdigkeit beim Lesepublikum mindern. Am wichtigsten ist also die gute Vorplanung inklusive Erstellung von klaren Sprachregeln und Unternehmenswortschatz.