Übersetzungskosten sparen und Zeit gewinnen

Übersetzungskosten sparen! Besonders wenn das Volumen gross ist, freut man sich als Kunde über diese Möglichkeit. Dabei ist es wichtig, zwischen direkten und indirekten Kosten zu unterscheiden. Die direkten Kosten sind unmittelbar erkennbar – der Preis pro Wort, pro Zeile oder pro Stunde für eine bestimmte Leistung. Teilweise sind diese direkten Kosten das einzige Kriterium, das darüber entscheidet, ob ein Auftrag vergeben wird. Dabei darf man aber nicht vergessen: In manchen Fällen, besonders bei kurzen Texten, übersteigen die indirekten Kosten jene der eigentlichen Übersetzung, und manchmal werden sie dem Übersetzungsauftrag gar nicht zugeordnet.

Was sind indirekte Kosten?

Indirekte Kosten entstehen durch die Vor- und Nachbereitung, durch Offertanfragen, durch Rückfragen, durch das Einpflegen von Texten, durch Rechnungsbearbeitung. Kurz, es ist «kost»bare Arbeitszeit, die beim Kunden anfällt. Einige dieser Kosten lassen sich kaum verhindern, aber manche kann man reduzieren und so am Ende insgesamt Übersetzungskosten sparen.

Auftragsmanagement: Zeit und Kosten sparen

Ein Beispiel: Jemand beauftragt eine Übersetzung, ohne gleich die Rechnungsinformationen an den Sprachdienstleister weiterzugeben. Vor der Verrechnung wird also nachgefragt, auf welche Kostenstelle die Übersetzung zu verbuchen oder für welche Firmendaten sie auszustellen ist. Das ist zusätzlicher E-Mail-Austausch. Das gleiche gilt für Offerten, die hin- und hergeschickt werden. Gibt es dann noch weitere Abteilungen oder Mitarbeitende in der gleichen Firma, die ebenfalls Übersetzungen bestellen, kommt irgendwann ganz schön viel administrative Zeit zusammen.

Geht das auch schneller und unkomplizierter? Ja, zum Beispiel durch die Nutzung von effizienten Auftragsportalen, die Arbeit abnehmen und Schritte automatisieren. Beim Diction-Kundenportal können bestimmte Rechnungsdaten schon fix hinterlegt und beim Auftrag automatisch mitgeschickt werden: keine Rückfragen mehr! Dass bei unserem Kundenportal jeder Nutzer ein eigenes Log-in hat und dass dadurch alle möglichen Bestellsituationen (Kostenstelleninformationen pro Abteilung usw.) definierbar sind, ist selbstverständlich. Ebenso braucht es für eine Richtofferte keine zeitraubenden E-Mails mehr. Die Antwort auf Ihre Anfrage wird gleich nach dem Hochladen der Dateien innerhalb weniger Sekunden angezeigt. Und falls Sie es noch einfacher mögen: Unser Portal ist in einer individualisierten Version auch via SSO (Single-Sign-on-Schnittstelle) erreichbar. Der Nutzer meldet sich dann im Portal buchstäblich mit einem Klick an.

Schnittstelle: Sofortige Verbindung, wenig Aufwand

Wenn es noch schneller gehen soll, lassen sich Schnittstellen wie unser Diction-Connector nutzen. So kann direkt von Ihrem System aus ein Auftrag für Übersetzungen ausgelöst werden. Es entfallen sämtliche manuellen Schritte für das Zusammenstellen und Zusenden der Daten und auch das anschliessende Zurückimportieren der Texte. Zum Einsatz kommen hier ganz einfach Plug-in- oder Add-on-Lösungen für CMS sowie für DAM-, PIM- oder E-Commerce-Systeme. Ebenso unterstützt unser Connector so gut wie alle Middlewares als Vermittler zwischen Ihrem und unserem System. Falls Sie es gerne technisch mögen (oder Sie Ihren IT-Experten auf uns ansetzen wollen), finden Sie hier die ausführliche technische Dokumentation unserer API-Schnittstelle.

Dateien: Manche lassen sich schneller bearbeiten

Zeit sparen, wie noch? Hier mal ein kleiner Geheimtipp ohne Technologie: Häufig werden Texte als PDF-Datei verschickt. Das scheint die schnellste und praktischste Lösung zu sein. In Wirklichkeit brauchen Sprachdienstleister aber für PDFs mehr Zeit für die Vorbereitung und Bearbeitung. Und Sie als Kunde haben ebenfalls Aufwand, falls Sie das Ergebnis noch in eine finale Form bringen oder in ein Programm einpflegen möchten. Auch die Fehleranfälligkeit beim Kopieren ist grösser als bei anderen Formaten. Natürlich bearbeiten wir sehr gerne jede Art von Dateien, auch PDFs. Sie sind der Boss! Aber falls Sie Ihren Auftrag so schnell wie möglich möchten, empfehlen wir offene Dateiformate oder Word-Dokumente, die direkt bearbeitbar sind. Neben Microsoft Office gibt es da eine ganze Palette von Formaten, zum Beispiel InDesign-Files, PO-Dateien, XLIFF-Daten oder Exporte aus CMS. Die Vorteile für beide Seiten: kein manuelles Kopieren oder Einpflegen der Daten. Das spart Zeit und mindert Risiken – zum Beispiel, wenn Sie sonst Texte in Ihnen völlig unbekannten Sprachen bei sich einpflegen müssten.

Falls Sie Übersetzungskosten sparen möchten, geht es also um viel mehr als nur um den Zeilen- oder Stundenpreis. Und das Budget freut sich, wenn beide Seiten bei der Vor- und Nachbereitung Aufwände sparen.

Interessiert am Diction-Portal oder dem Diction-Connector? Rufen Sie uns einfach an!

Bruno Ciola, Leiter Terminologie und Übersetzungstechnologien

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